6. Archiveren en metadata

Metadata worden meestal onderverdeeld in vier categorieën:

1. Beschrijvende metadata – Wat is het interview?
Inhoudelijke gegevens over het interview, zoals:
• Naam van geïnterviewde en interviewer
• Datum en locatie van het gesprek
• Samenvatting van de inhoud
• Trefwoorden of thema’s

2. Technische metadata – Hoe is het bestand opgebouwd?
Technische details over het digitale bestand:
• Bestandstype (MP3, WAV, MP4)
• Bestandsgrootte
• Resolutie en geluidskwaliteit

3. Administratieve metadata – Wie mag het interview gebruiken?
Informatie over rechten en gebruiksvoorwaarden:
• Licenties of gebruiksbeperkingen
• Contactgegevens van rechthebbenden
• Privacyafspraken

4. Structurele metadata – Hoe orden je de interviews?
Gegevens om de interviews logisch te structureren:
• Thema’s of tags
• Koppeling aan een grotere collectie
• Indeling in hoofdstukken of fragmenten

Trefwoorden verrijken je collectie en maken deze beter doorzoekbaar. Door gebruik te maken van bestaande thesauri (gestructureerde trefwoordenlijsten), sluit je jouw collectie aan bij bredere erfgoednetwerken. Voor Nederlandse collecties zijn bijvoorbeeld relevant:

• de WO2-thesaurus (NIOD)
• de Gemeenschappelijke Thesaurus Audiovisuele Archieven (GTAA) (Beeld & Geluid)
• de Vrouwenthesaurus (Atria)

Het Termennetwerk biedt toegang tot deze en andere thesauri en maakt het eenvoudiger om eenduidige termen toe te passen. Gebruikers willen digitaal erfgoed zo goed mogelijk vinden, wat alleen lukt als collectiebeheerders hun materiaal voorzien van duidelijke en herkenbare termen. Om dit gemakkelijker te maken, is de zoekmachine Termennetwerk ontwikkeld.

Als de metadata goed zijn vastgelegd, kunnen interviews duurzaam worden gearchiveerd. Dat betekent niet alleen veilig opslaan, maar ook zorgen dat ze vindbaar, toegankelijk en bruikbaar blijven voor onderzoekers en toekomstige generaties.

Voordat je gaat interviewen, is het belangrijk om na te denken over waar je de opnames en bijbehorende informatie gaat opslaan. Een goed gekozen archief zorgt ervoor dat het materiaal duurzaam bewaard blijft en toegankelijk is voor toekomstig gebruik. Maak vooraf duidelijke afspraken over het bestandstype, de opslaglocatie en de gebruiksvoorwaarden.

Waar let je op bij het kiezen van een archief?

1. Samenwerking met gemeenschappen
   Kies een archief dat ervaring heeft met de groep die jij hebt geïnterviewd en aandacht heeft voor culturele en ethische context.

2. Relevantie en specialisatie
   Past het onderwerp van je interviews bij het specialisme van het archief, zoals oral history, migratiegeschiedenis of een regio?

3. Toegankelijkheid
   Is het materiaal beschikbaar voor publiek of onderzoekers? En onder welke voorwaarden?

4. Duurzame bewaring
   Kan het archief garanderen dat digitale bestanden veilig en toekomstbestendig opgeslagen worden?

5. Juridische afspraken
   Maak duidelijke afspraken over eigenaarschap, rechten en privacywetgeving.

6. Kosten en budget
   Houd rekening met mogelijke kosten voor opslag en beheer van het materiaal.

Oral history interviews zijn vaak te groot om te verzenden, met name als het video-bestanden betreft van een hoge kwaliteit.

Hieronder een overzicht van een aantal diensten die gratis te gebruiken zijn voor het verzenden van grote bestanden.

Mocht je geen gebruik willen maken van een verzenddienst dan kan je overwegen je video- of audiobestand te uploaden naar je eigen cloud, bijvoorbeeld Google Drive of OneDrive. Vervolgens kan je het bestand delen met degene die je het bestand wil laten bekijken of verwerken.

Rechtsklik op het bestand en kies dan of voor het kopiëren van de link of door een mailadres toegang te verlenen.