2. Toestemming en AVG
Toestemming en privacy: waar moet je op letten?
Voorafgaand aan het interview is het belangrijk om duidelijk uit te leggen waarom je het interview afneemt en hoe de opname zal worden gebruikt. Vraag expliciet toestemming voor opname en archivering, en houd rekening met de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zorg dat de geïnterviewde weet:
-
wat er met het materiaal gebeurt,
-
waar en hoe lang het wordt bewaard,
-
en wie er toegang toe heeft.
Wat leg je vast in een toestemmingsformulier?
Om het interview te mogen gebruiken, dient de geïnterviewde een toestemmingsformulier in te vullen. Hierin wordt onder andere vastgelegd:
-
of het volledige interview beschikbaar wordt gesteld;
-
of bepaalde fragmenten uitgesloten blijven of pas later openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld na tien of twintig jaar);
-
of de geïnterviewde herkenbaar in beeld mag komen of liever anoniem blijft;
-
voor wie het interview toegankelijk is (bijv. alleen voor geregistreerde onderzoekers of voor een breder publiek);
-
hoe lang de opname bewaard blijft en of de geïnterviewde de mogelijkheid heeft om de voorwaarden later aan te passen.
Daarnaast moet de geïnterviewde een kopie van het ondertekende toestemmingsformulier ontvangen. Zorg ervoor dat het formulier goed wordt bewaard en gekoppeld blijft aan het interview, zodat de vastgelegde afspraken in de toekomst gewaarborgd blijven. Een voorbeeld van een toestemmingsformulier vind je hier.
Toestemming bespreken
Neem de tijd om alle afspraken zorgvuldig door te nemen. Geef ruimte voor vragen en benadruk dat de geïnterviewde altijd het recht houdt om de toestemming later in te trekken of aan te passen.
Auteursrecht, portretrecht en AVG
Wie met oral history werkt, moet weten welke juridische regels gelden voor het opnemen, bewaren en delen van audio- en videomateriaal. Auteursrechten.nl biedt heldere uitleg over auteursrecht, portretrecht en de AVG, inclusief toestemming en gebruik van opnames.
De hand-out Archieftoegang & AVG van KVAN geeft praktische richtlijnen voor het zorgvuldig openbaar maken en hergebruiken van persoonlijke verhalen. Samen bieden deze bronnen houvast voor juridisch verantwoord werken met oral history.
Maak vooraf afspraken over de beschikbaarheid van interviews
Bespreek met de geïnterviewde of het interview direct openbaar mag worden gemaakt, pas na een bepaalde periode beschikbaar komt of uitsluitend voor onderzoek mag worden gebruikt. Bij gevoelige onderwerpen kan ervoor worden gekozen het interview voor een afgesproken aantal jaren onder embargo te plaatsen.
Houd daarbij rekening met de verschillende wettelijke en ethische aspecten. De AVG beschermt persoonsgegevens van levende personen en is na overlijden niet meer van toepassing. Het portretrecht kan nog tot 10 jaar na het overlijden van de geportretteerde een rol spelen. Het auteursrecht blijft in principe gelden tot 70 jaar na het overlijden van de maker, tenzij deze rechten zijn overgedragen. Leg daarnaast in een overeenkomst vast wie eigenaar is van de opnamen en welke gebruiksrechten worden overgedragen.
Meer informatie over het omgaan met gevoelige interviews en embargo’s is te vinden in de handleiding Gevoelige verhalen: archiveren of publiceren.