Er zijn verschillende gespecialiseerde hulpmiddelen voor handmatige digitale transcriptie. Hoewel het niet noodzakelijk is om gespecialiseerde hulpmiddelen te gebruiken (je kan ook Microsoft Word of Google Docs gebruiken), is het handig om verschillende opties te kennen. Zo wordt transcriberen minder lastig en de mogelijkheden van onderzoek met behulp van je transcripties worden vergroot.
Een voordeel van het gebruiken van transcriptiesoftware is bijvoorbeeld dat het “afspelen” van het geluid en beeld in combinatie gaat met “typen” van de gesproken tekst. Dat resulteert in een transcriptie die met tijdcodes is vastgelegd, d.w.z. dat de begin- en eindtijd van elk tekstfragment (een woord, een paar woorden, een zin of een alinea) bekend zijn. Deze tijd-uitlijning maakt het mogelijk naar gesproken woorden te zoeken en ondertitels te genereren. Bij transcripties die met een gewone tekstverwerker (Kladblok, Word, enz.) worden gemaakt, ontbreekt deze tijd-uitlijning en is het resultaat alleen tekst.
